<div dir="ltr">Travel Arrangers:<div><br></div><div>Please review the notice below regarding foreign travel.</div><div><br></div><div>Genene</div><div><br><div class="gmail_quote">---------- Forwarded message ----------<br>From: <b class="gmail_sendername">Kim Darling</b> <span dir="ltr">&lt;<a href="mailto:announcement@noaa.gov">announcement@noaa.gov</a>&gt;</span><br>Date: Tue, Oct 24, 2017 at 4:31 PM<br>Subject: Travel Transmission Number 2 Revised Chapter 306, Foreign Travel<br>To: <br><br><br>
  
    
  
  <div text="#000000" bgcolor="#FFFFFF">
    <p class="MsoNormal"><span style="font-family:&quot;Arial&quot;,&quot;sans-serif&quot;;color:black"><img id="m_-7120824948925518974_x0000_i1025" src="cid:part1.36EB9B5B.42B540F4@noaa.gov" alt="NOAA Banner" height="77" width="700" border="0"><br>
      </span></p>
    <p class="MsoNormal"></p>
    <p class="MsoNormal"> </p>
    <span> </span>
    <table class="m_-7120824948925518974MsoTableGrid" style="border-collapse:collapse;border:none" cellspacing="0" cellpadding="0" border="0">
      <tbody>
        <tr style="height:30.6pt">
          <td style="width:139.5pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:30.6pt" valign="top" width="186">
            <p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal"><span>MEMORANDUM FOR:</span></p>
          </td>
          <td style="width:327.75pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:30.6pt" valign="top" width="437">
            <p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal"><span>ALL NOAA Travelers<br>
              </span></p>
          </td>
        </tr>
        <tr style="height:45.0pt">
          <td style="width:139.5pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:45.0pt" valign="top" width="186">
            <p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal"><span>FROM:</span><span></span></p>
          </td>
          <td style="width:327.75pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt;height:45.0pt" valign="top" width="437"> <span>Kim A. Darling<br>
              Director, Finance Office/Comptroller</span></td>
        </tr>
        <tr>
          <td style="width:139.5pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt" valign="top" width="186">
            <p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal"><span>SUBJECT:</span></p>
          </td>
          <td style="width:327.75pt;padding:0in 5.4pt 0in 5.4pt" valign="top" width="437"> <span>Travel Transmission Number
              2<br>
              Revised Chapter 306, Foreign Travel</span></td>
        </tr>
      </tbody>
    </table>
    <span>                              <wbr>                             
    </span>
    <p class="MsoNormal"> </p>
    <p class="m_-7120824948925518974MsoNoSpacing"> </p>
    <b>The purpose of this travel transmittal is to
      provide:</b><br>
    <ul>
      <li>The updated NOAA Travel Regulation (NTR), Chapter 306 (Foreign
        Travel), which now aligns with the new E2 system, and</li>
      <li>Foreign travel reminders to help ensure that employees are
        being ticketed on time and that they have the necessary
        documentation when traveling abroad on official temporary duty
        (TDY) travel.</li>
    </ul>
    <b>Foreign Travel Briefing (FTB) Requirement. </b> Employees
    performing official TDY travel to foreign locations are required by
    the Department’s Office of Security to conduct a FTB annually. The
    FTB can be accessed at: <a href="https://doc.csod.com/client/doc/default.aspx" target="_blank">https://doc.csod.com/client/<wbr>doc/default.aspx</a>. 
    In order to ensure compliance, the NOAA Travel Office (NTO): <br>
    <ul>
      <li>Sends all Line/Staff Office Financial Management Centers
        (FMCs) a <i>Passport/Foreign Travel Briefing Certificate report
        </i>each month to identify which employees need to update their
        FTB and/or official passport; and</li>
      <li>Is on the routing list in E-2 to approve all foreign travel
        authorizations (TAs) for employees who have an up to date FTB on
        file at the NTO.       </li>
    </ul>
    <b>E-2 &amp; Foreign Ticketing.</b>  An up to date FTB should always
    be uploaded and attached to each foreign TA/travel reservation made
    in E-2.  TAs for employees who do not have an up to date FTB on file
    at the NTO will be rejected and returned to the employee.  Since
    airlines place tight time restrictions on most non-refundable
    tickets, it is critical for employees to always attach their FTB to
    each reservation in E-2 in order to avoid having their ticket
    canceled by the airlines.<br>
    <br>
    <b>A Complete Foreign Travel Package</b> consists of:<br>
    <ul>
      <li><b>A completed</b> ‘Foreign Travel Checklist’ which can be
        found on the NTO’s website: <a href="http://www.corporateservices.noaa.gov/finance/FT.html" target="_blank">http://www.corporateservices.<wbr>noaa.gov/finance/FT.html</a>. 
        Please ensure that the travel arranger’s name, phone number and
        complete address are annotated on the checklist so that the NTO
        knows who to contact if there are any issues and where to return
        the package when it’s complete;</li>
      <li><b>One photocopy of the approved TA</b>.  An unapproved TA is
        acceptable if it is not approved at the time the package is sent
        to the NTO for processing.  However, an approved TA must be
        submitted to the NTO immediately following approval.  T<u><b>he
            NTO requires either or to accompany ALL foreign travel
            packages;</b></u></li>
      <li><b>Either an up to date official passport or a</b> ‘passport
        application package’(<a href="http://www.corporateservices.noaa.gov/finance/FT.passport.html" target="_blank">http://www.<wbr>corporateservices.noaa.gov/<wbr>finance/FT.passport.html</a>)
        which consists of the expired passport, a passport application
        form, one passport photo, and a passport letter; and</li>
      <li><b>Applicable visa applications</b>, when a visa is required,
        along with visa photos and/or letters of invitation.  Please
        visit the NTO Foreign Travel Website and review ‘Official Visa
        Requirements/Visa Applications’.   Please note, employees should
        not follow the Department of State visa requirements since they
        apply to personal passport holders and not official.</li>
    </ul>
    <b>Incomplete Foreign Travel Packages</b> will cause delays in the
    processing of a foreign travel package which may result in the trip
    being delayed or canceled.  Whenever there is missing
    information/documentation, both the employee and the document
    preparer will be notified via email and the <u><b>foreign travel
        package will not be processed until the missing
        information/documentation is received by the NTO</b></u>. <br>
    <br>
    <b>Posting/Effective Date</b>.  The provisions of this transmittal
    are effective October 17, 2017 and are posted on the following
    website: <br>
    <a href="http://www.corporateservices.noaa.gov/finance/TR.NOAAreg.html" target="_blank">http://www.corporateservices.<wbr>noaa.gov/finance/TR.NOAAreg.<wbr>html</a>.<br>
    <br>
    <b>All inquiries</b> on the foreign travel process should be
    directed to your servicing Foreign Travel Contact which can be found
    on the NTO’s website: <br>
    <a href="http://www.corporateservices.noaa.gov/finance/FT.html" target="_blank">http://www.corporateservices.<wbr>noaa.gov/finance/FT.html</a>. 
    In addition, the NTO will be scheduling foreign travel training to
    both the FTCs as well as the FMCs over the next several months. 
    Emails will be sent out sometime in November to schedule the
    training.  Please visit our web page to view and/or to update your
    copy of the NTR.  Please contact Chasity Grimm if you have any
    questions regarding the NTR, Chapter 306 update:<br>
    <ul>
      <li><a href="mailto:chasity.n.grimm@noaa.gov" target="_blank">Chasity.N.Grimm@noaa.gov</a></li>
      <li><a href="tel:(301)%20444-2129" value="+13014442129" target="_blank">(301) 444-2129</a></li>
    </ul>
     <br>
    <span> </span><span><span><span>Sincerely,</span></span><br>
      <span><span> </span>
      </span> </span>
    <p class="MsoNormal" style="line-height:normal"> <img src="cid:part8.58535A5C.AE429134@noaa.gov" height="47" width="205"><span class="HOEnZb"><font color="#888888"><span class="m_-7120824948925518974HOEnZb"><font color="#888888"><br>
          Kim Darling<br>
          Director, Finance Office/Comptroller</font></span></font></span></p>
  </div>

</div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div dir="ltr"><div>Genene Fisher, PhD</div><div>Executive Officer</div><div>National Centers for Environmental Prediction (NCEP)</div><div>NOAA/NWS </div><div>301-683-1323 office</div><div>301-452-7366 cell</div>
<div><a href="mailto:genene.fisher@noaa.gov" target="_blank">genene.fisher@noaa.gov</a></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div></div>
</div></div>